TEXTOS Y CONTEXTOS

Formación de archivistas y manejo oportuno del patrimonio documental resguardado en el INBAL

The training of archivists and the opportune handling of the documentary patrimony kept at the INBAL archives

Resumen

El Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura resguarda uno de los archivos documentales vinculados con el quehacer artístico más importantes de México, el cual da cuenta de las políticas públicas para fomentar la educación, exhibición, difusión y preservación de las artes. La Coordinación de Archivos ha desarrollado un ambicioso proyecto de formación por competencias laborales que le permitirá contar con profesionistas especializados en la administración y gestión de archivos, cuyos perfiles sean los idóneos para instituciones culturales.

Abstract

The Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura safeguards one of the documentary archives related to the most important artistic work in Mexico. It contains the evidence of public policies to promote education, exhibition, broadcasting and preservation of the arts. The Archives Coordination developed an ambitious training program in labor skills, that will allow it to have personnel trained in record management and archive administration, with profiles suitable for cultural institutions.

Judith Bonfil Sánchez /Promotora y gestora cultural bonfiljudith@gmail.com

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Antecedentes institucionales

La ley por la que se creó el Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura (INBAL) se publicó en el Diario Oficial de la Federación el 31 de diciembre de 1946. Sus funciones serían cultivar, fomentar, estimular e investigar sobre las bellas artes en las disciplinas de música, artes plásticas, artes dramáticas, danza, las letras en todos sus géneros y la arquitectura. También tendría atribuciones para la organización y el desarrollo de la educación profesional en todas sus ramas, así como la de participar en la implementación de programas y planes artísticos establecidos por la Secretaría de Educación Pública.

Casi ocho décadas después, el INBAL resguarda uno de los archivos documentales vinculados con el quehacer artístico más importantes del país. Su riqueza no sólo se refiere a los documentos que dan cuenta de las políticas públicas implementadas en México para fomentar la educación, exhibición, difusión y preservación de las artes, sino al valor testimonial de gran parte de estos documentos que son, a fin de cuentas, patrimonio documental de la nación.

A lo largo de numerosas administraciones, la labor que se realizó en los archivos institucionales tuvo un lugar secundario: prevalecieron condiciones deplorables, hubo alta rotación de personal y un perfil inadecuado de quienes fueron designados como responsables de los archivos de trámite. Fue en el programa de trabajo 2018-2024 en el que, finalmente, se incluyó una línea de acción transversal para fortalecer el Sistema Institucional de Archivos y conformar el Archivo Histórico del INBAL. No obstante, a pesar de la visibilidad que se le ha dado al trabajo archivístico en la presente administración, las disposiciones normativas, cada vez más robustas, parten de supuestos que no se presentan en el INBAL, como tampoco en la gran mayoría de las instituciones de la Administración Pública Federal. Basta con revisar los escasos presupuestos que se destinan a las coordinaciones de archivos y la inmensa cantidad de atribuciones que se les adjudican, para comprender que la gestión de los archivos sigue siendo un arte incomprendido.

En este artículo se revisa uno de los tantos supuestos que no ocurre en las instituciones públicas mexicanas, pero que sí está incluido en la Ley General de Archivos: la necesidad de establecer programas de capacitación en competencias laborales archivísticas y la profesionalización de los responsables de las áreas de archivo, normado en los artículos 99 y 100 de dicha legislación. Asimismo, se presenta la propuesta que la Coordinación de Archivos del INBAL desarrolló para solventar esta problemática.

Situación organizacional de los archivos institucionales

El INBAL cuenta con 87 centros de trabajo con igual número de archivos de trámite, distribuidos en 121 espacios físicos. De ellos, 106 se ubican en la capital del país y 15 en otras ciudades: dos en Monterrey, Oaxaca y Querétaro, respectivamente, y uno en Chihuahua, Ciudad Juárez, Colima, Cuernavaca, Guadalajara, Hermosillo, Mérida, Morelia y San Miguel de Allende; además de un archivo de concentración en Tultitlán, Estado de México, y tres archivos históricos, el Acervo Histórico del Palacio de Bellas Artes, el Archivo Histórico del Conservatorio Nacional de Música y, a partir de 2022, el Archivo Histórico del Museo de Arte Moderno.

La Coordinación de Archivos identificó cinco problemas comunes en los archivos de trámite del Instituto, que entre otros efectos han provocado la saturación de los espacios destinados a albergarlos y que genera un cuello de botella en la acción archivística institucional:

a) Deficiente integración de expedientes.

b) Inadecuado uso de los instrumentos de control y consulta archivística: Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental.

c) Incorrecta o incompleta integración de la información de expedientes en los inventarios documentales.

d) Omisión en la realización de las transferencias primarias.

e) Incumplimiento del ciclo vital de la documentación.

Atender estas deficiencias y garantizar que no se repitan dichos factores de riesgo sólo se puede lograr si se cuentacon personal capacitado y motivado, o si se integran a la institución cuadros de profesionistas en archivística; esta última opción está anclada a la casi nula oferta de formación profesional que brindan las instituciones de educación superior (IES).

¿Dónde están los profesionistas en archivística que se requieren en instituciones culturales?

En México existen alrededor de cuatro mil IES, entre públicas y privadas; sin embargo, las que ofrecen programas de formación en archivística no rebasan 0.3 por ciento. Al respecto, Gloria Celia Carreño señala:

La formación de archivistas en México […] presenta como característica un escaso número de profesionales archivistas en el país que, en consecuencia, mantiene a los archivos tanto del sector público como del privado en manos de personal sin una formación específica en la materia. ^[1]

En ese sentido, consideramos que la estrategia más viable para tener cuadros de especialistas es capacitar al personal desde las instituciones donde laboran. Si se va a realizar este esfuerzo, ¿cuál sería el tipo de capacitación que se debiera impulsar desde las coordinaciones de archivos? Para María de los Ángeles Pérez Macuil:

Las tendencias actuales sobre los temas archivísticos relacionados con información y la documentación, como todos sabemos, han provocado un cambio importante en el papel del archivista. Este último no puede ser un simple receptor y custodio de papeles arrinconados en los sótanos de un edificio, sino más bien, debe ser un actor dinámico e interactivo. ^[2]

En las instituciones culturales como el INBAL, la capacitación de los archivistas debe ir más allá de la correcta aplicación de la norma archivística. Es momento de “tomar al toro por los cuernos” y plantear proyectos integrales de formación y capacitación, aprovechando que se tiene acceso a la riqueza archivística que se resguarda.

Perfiles de egreso y campo profesional en instituciones culturales

Además de que no hay suficientes egresados de las IES en el campo archivístico, los perfiles de egreso visualizan a los archivos sólo como espacios en los que se resguarda y gestiona la documentación que es necesaria para garantizar el derecho a la información, lo que resulta muy genérico para el caso de las instituciones culturales.

Entendemos que corresponde con una cierta urgencia debatir de qué manera reducimos la notable brecha existente entre la situación objetiva de los archivos y sus profesionales en el mundo de las organizaciones y la producción exponencial de estos nuevos paradigmas. En las pocas ocasiones en que se debate esta situación aparece siempre la justa reivindicación de la aspiración de un aumento de recursos humanos y económicos para el sector archivístico. Sin desmentir en absoluto esta ineludible necesidad, pensamos que esta exigencia deber ir acompañada de una intensa reflexión sobre otros elementos también decisivos. Nos referimos concretamente a la definición de quienes deben ser nuestros aliados y también asimismo estos retos en el actual, y aún deficitario, modelo de formación especializada. ^[3]

La formación de los cuadros de profesionistas en biblioteconomía y archivística que se oferta en México tiene un enfoque técnico, más que humanista, y no profundiza en la importancia del uso social de los archivos como espacios para la recuperación de la memoria colectiva y la resignificación de la cultura.

En la gestión de los archivos, el personal debe pensar que el fin último de su trabajo es, justamente, el uso social que se pueda hacer de los expedientes. Por lo tanto, las competencias laborales que se requieren reforzar deben considerar, igualmente, la formación de profesionistas sensibles a la función social de los archivos desde su integración, pasando por el tratamiento que se le debe dar a los expedientes.

Los archivos son algo más que sitios donde se gestiona la documentación de las instituciones públicas; son los sistemas que permiten garantizar el derecho a la información, a la identidad y a la cultura. Es así que:

[…] la correcta organización de los archivos se convierte en un medio para lograr propósitos administrativos y sociales. En efecto, el Estado como expresión política de la sociedad funciona y administra tomando decisiones que quedan registradas en documentos de diverso soporte. La documentación que producen las instituciones oficiales pertenece a la Nación, interesa a la sociedad y se convierte en el testimonio histórico que se integra al patrimonio general de la humanidad. ^[4]

Sin duda, los diseños instruccionales de esas licenciaturas se basaron en complejos estudios de mercado, y optaron por formar cuadros de archivistas con un enfoque más administrativo y normativo. Algo perfectamente loable, pero no suficiente. Por ello, los profesionistas en archivos idóneos en instituciones culturales, como el INBAL, serían aquellos que conocieran cómo aplicar la normatividad, sin olvidar que trabajan con documentos que, a la postre, serán parte del patrimonio documental de la nación; que cuenten con conocimientos sobre la historia de las instituciones culturales mexicanas; que se puedan adentrar en el estudio de la metodología de investigación de las ciencias sociales, para apoyar a los investigadores, y, principalmente, que tengan nociones sobre el origen de los archivos mismos.

¿Existe alguna IES que forme cuadros con estas características? Definitivamente no, pues no hay un perfil de egreso similar, a pesar de que dentro de la oferta educativa sí se cuenta con, por ejemplo, programas de formación a nivel diplomado o especialidad, pero las instituciones de la Administración Pública Federal no tienen los recursos para formar a sus profesionistas archiveros bajo estos esquemas.

Por fortuna, hay ya discusiones acerca del perfil de los archivistas en el siglo XXI, que obligan a reflexionar sobre la necesidad de formar cuadros especializados por tipo de archivo:

Las complejidades de los archivos en contextos como el latinoamericano han creado programas de formación y perfiles de acuerdo con las demandas de cada país, al mismo tiempo, estudiosos de la archivística han señalado la necesidad de repensar las orientaciones de los planes y programas de estudio; específicos o no, deberían contar con el objetivo de consolidar el estatus profesional y científico de la profesión. Por otra parte, la formación ha venido reconociendo el avance teórico y metodológico de la disciplina archivística, a la vez que ha permitido la articulación y la consolidación de planes y programas de estudio consecuentes con los contextos de los archivos. ^[5]

¿En quién recae la responsabilidad de formar cuadros de profesionistas en archivos?

Por absurdo que parezca, son las áreas coordinadoras de archivos de cada entidad de los tres poderes, partidos políticos, fondos públicos, etcétera, las que, de conformidad con la Ley General de Archivos, deben establecer los programas de capacitación para el personal que labora en los archivos. Resulta absurdo porque éstas funcionan como áreas técnicas encargadas de resolver problemas relacionados con la creciente masa documental que se resguarda en las instituciones.

Por ello, en la inmensa mayoría de los casos, la capacitación que se planea desde las coordinaciones de archivos se centra en reforzar conocimientos sobre las disposiciones de las leyes en materia de transparencia y técnicas archivísticas, dejando de lado los aspectos sustantivos de un archivo. Así se explican las características de los programas de capacitación que ha recibido la fuerza laboral adscrita a los archivos de las instituciones mexicanas, a lo que se suma que casi todos los cursos son impartidos por tutores que no cuentan con un perfil capacitador certificado. De esta forma, no contribuyen a formar cuadros de profesionistas capaces de enfrentar los retos archivísticos del siglo XXI, y en realidad son un factor que alimenta el círculo vicioso que aqueja a los archivos de las instituciones.

Entre los ejemplos está el Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) 2020 de la Secretaría de Cultura federal, cuyo objetivo específico en materia de capacitación menciona que deberá “contribuir al fortalecimiento del conocimiento, habilidades, procesos, normatividad y cultura archivística de los responsables de los Archivos de Trámite de las Unidades Administrativas y del personal interesado”. Además, “gestionar con instituciones profesionales el apoyo para la impartición de cursos de capacitación en materia archivística, en los siguientes procesos: gestión documental; valoración documental; archivo de trámite; archivo de concentración; archivo histórico; conservación; memoria histórica y patrimonio documental.” ^[6] Se rescatan, desde luego, los tres últimos temas.

También está el PADA 2021 de la Secretaría de Cultura del Estado de Chihuahua, que incluyó una acción para rescatar la documentación que se encuentra en sus diferentes áreas, ubicada en el archivo de concentración, y que planteó dar continuidad a las acciones para organizar, describir, capturar y conservar los expedientes y materiales que conforman el acervo histórico documental. Asimismo, consideró la necesidad de “fomentar la capacitación y profesionalización continua del personal involucrado en el manejo, operación, organización y conservación de archivos institucionales”, ^[7] comprometiéndose a desarrollar los materiales académicos para los nuevos cursos, según las necesidades.

Por su parte, el Instituto Nacional de Antropología e Historia consideró en su PADA 2020 que el alcance de las acciones de capacitación y asesoría archivística a las unidades administrativas sería a partir de la supervisión, por parte de la coordinación de archivos, al personal que opera los acervos administrativos, de concentración e históricos para proporcionar asesoría en materia de gestión documental y el uso de los instrumentos de consulta y control archivísticos.

Un ejemplo más es El Colegio de San Luis, que describió en el PADA 2021 que iba a “capacitar al personal responsable del archivo, a partir de un programa en materia de gestión documental y administración de archivos”. ^[8]

Finalmente, en el PADA 2020 del Centro Cultural Tijuana se estipuló como única acción en capacitación la de “generar contenidos de capacitación en materia archivística, para impartir cursos a todo el personal involucrado en la generación y manejo de archivos”. ^[9]

¿Por qué las propuestas de formación y capacitación son tan pobres? Porque las áreas coordinadoras de archivos no están debidamente conformadas, y sus estructuras no son robustas, si bien las disposiciones normativas las ubican como entes todopoderosos, con la obligación de desarrollar actividades de capacitación y formación internas o externas, en la mayoría de los casos sin contar con el personal para hacerlo. Tienen atribuciones muy diversas y, por lo general, son unidades administrativas pequeñas, que no cuentan con personal suficiente, ni con los perfiles profesionales necesarios para planear otra campaña de capacitación. Por lo general, ofrecen cursos de capacitación que abarcan los aspectos más significativos de la normatividad. Además, como no se ha publicado el Reglamento de la Ley General de Archivos, de facto se inserta a las coordinaciones de archivos en un espiral que presenta duplicidad de funciones, ya que la responsabilidad de elaborar diagnósticos y establecer programas de capacitación en las instituciones de la administración pública compete a las áreas de recursos humanos.

Consideraciones para los programas de capacitación del INBAL

La capacitación para los trabajadores de los archivos del INBAL no se solventa simplemente con revisar, en cursos de veinte horas, las disposiciones normativas; a pesar de que es importante que se conozcan, es más relevante que se sepa cómo aplicarlas. Tampoco es suficiente saber cómo funciona el ciclo vital de la documentación o que el personal se apegue a los instrumentos de control y consulta archivística. Lo verdaderamente importante para una institución con la trascendencia del INBAL es que sus cuadros de archivistas sean capaces de adoptar modelos de gestión documental vinculados con las prácticas artísticas contemporáneas desde la apertura de un expediente.

El Instituto requiere de la formación de especialistas técnicos en archivística, a partir de la capacitación por competencias laborales, y aprovechar la coyuntura que existe al haber dado visibilidad al trabajo archivístico en esta administración, para sentar las bases que permitan desarrollar un modelo de formación de cuadros de profesionistas en archivística especializados en la formación, difusión y preservación del arte, privilegiando la experiencia en el desarrollo y ejecución de conocimientos enfocados en la conformación de colecciones artísticas que aborden, forzosamente, las nociones de catalogación, conservación, montaje, gestión, movimiento institucional de obras de arte, entre muchos otras.

Fue así como la Coordinación de Archivos propuso una estrategia integral de capacitación en materia archivística, dividida en dos rubros. El primero fue la incorporación en la detección de necesidades y en el programa anual de capacitación institucional, a cargo de la Dirección de Personal, de tres cursos-taller que, de forma práctica, planteen diferentes aspectos de la aplicación de la norma y se resuelvan problemas concretos. Así, un sector de la población objetivo del programa de capacitación será atendido por este medio. El segundo rubro de la estrategia consiste en el desarrollo de un ambicioso proyecto de formación especializada en la gestión documental y la administración de archivos vinculados con el fomento, la educación, exhibición, difusión y preservación de las artes.

Con este proyecto, la Coordinación de Archivos del INBAL forma a los cuadros de archivistas que requiere para organizar, describir y preservar sus archivos. Aunado a ello, aprovecha el desarrollo de competencias digitales que la sociedad desarrolló durante la pandemia de covid-19 para establecer un programa de capacitación en línea y asincrónico. Se alía con la Subdirección General de Educación e Investigación Artística (SGEIA) para que el personal que cumpla con el programa de capacitación-formación cuente con una certificación institucional y ofrece una opción de capacitación-formación a personal que, por la ubicación de su centro de trabajo, no había sido considerado en los programas de capacitación archivística. Se aprovecha la posibilidad de que mientras se capacitan, los colaboradores beneficiados de este proyecto laboren en los archivos institucionales, logrando que el proceso de capacitación-formación sea más completo, al incluir aspectos técnicos, metodológicos, teóricos y prácticos, al tiempo que fomenta la creación de una comunidad archivística que en un futuro próximo pueda sumarse a las estrategias de dinamización cultural de los archivos del INBAL.

La alianza establecida con la SGEIA consideró que el proceso de capacitación-formación se imparta en modalidad de diplomado, con las siguientes características:

a) Accesibilidad para todo el personal interesado.

b) Evitar saberes diferenciados entre los participantes.

c) Ser modular y abordar, desde diferentes ópticas y niveles de profundidad, la aplicación de la normatividad a la realidad de los archivos institucionales.

d) Llevar a cabo el análisis de casos prácticos cuyo resultado sea la aplicación de buenas prácticas archivísticas en los 91 archivos institucionales.

e) Impactar favorablemente en la disminución del factor de ocurrencia de riesgo en la administración de los archivos, provocado por los cinco componentes más comunes detallados al inicio de este documento.

La propuesta

Con los elementos analizados, la Coordinación de Archivos propuso desarrollar un diplomado de gestión documental y administración de archivos vinculados con el fomento, educación, exhibición, difusión y preservación de las artes. El contenido de los módulos fue desarrollado por la propia Coordinación y el diseño pedagógico estuvo a cargo de la SGEIA. El personal capacitado recibe una constancia de formación en competencias laborales especializada en archivos vinculados al quehacer artístico, emitida por el INBAL.

Se trata de un proyecto en línea con duración de un año calendario, dividido en cuatro módulos más un propedéutico que sirve para familiarizarse con la plataforma. Las actividades son mayoritariamente asincrónicas para no entorpecer las labores diarias de los archivos y no presionar a colegas que radican en poblaciones con huso horario diferente al de la Ciudad de México. Considera la calendarización de algunas charlas magistrales sincrónicas, así como actividades a desarrollar por equipos en las que cada uno coordinará las fechas, horarios y plataformas de reuniones.

La columna vertebral del diplomado es, evidentemente, la normatividad vigente en archivística, transparencia y derechos culturales, a través de casos prácticos, análisis de textos y participación en foros de discusión. Toca temas relacionados con diversas disciplinas artísticas, hechos históricos y la revisión de bibliografía y videografía de diferentes fuentes.

Diseño instruccional del diplomado

Campo de conocimiento
Administración de archivos, archivística, arte, derechos culturales, derechos de autor, difusión artística, dinamización cultural de los archivos, educación artística, gestión cultural, herramientas computacionales, historia de las instituciones culturales, identidad, Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura, investigación artística, normatividad, patrimonio cultural, promoción artística, transparencia.

Carácter
Opcional para el personal del INBAL interesado en el tema.

Tipo
Teórico-práctico. En un entorno de aprendizaje guiado.

Modalidad
Diplomado en línea con actividades mayoritariamente asincrónicas y algunas actividades sincrónicas.

Duración
Doce meses.

Seriación
Requerida con módulos subsecuentes.

Objetivo general
Formar cuadros de archivistas vinculados con la educación, difusión, promoción y preservación del arte, mediante un diplomado en línea que permita, en un lapso no mayor a un año, que se incorporen en los 91 archivos del INBAL las mejores prácticas archivísticas y de gestión documental, reconociendo el valor patrimonial y testimonial de los documentos, independientemente de su soporte y tipología.

Objetivos específicos

1. Garantizar el adecuado manejo del patrimonio documental de la nación que se resguarda en el INBAL.

2. Convertir al Instituto en la primera institución que certifique archivistas en el campo del arte.

3. Fortalecer el Sistema Institucional de Archivos del INBAL.

¿Qué se espera de este diplomado?

Además de contar con un grupo de profesionistas capacitados en gestión documental y administración de archivos vinculados con la formación, promoción, preservación y difusión del arte, el resultado del diplomado será proteger el patrimonio documental de la nación resguardado en los archivos INBAL. No menos importante será lograr la visibilidad del trabajo archivístico que se realiza todos los días en esta institución, así como permitir que investigadores, periodistas y público accedan a los archivos y encuentren en ellos una fuente de saberes y de memoria cultural.

[La] evolución de las potencialidades y valores de la archivística tiene su correlato en la necesidad de profundizar en cómo debemos afrontar su consecución y, especialmente, qué tipo de alianzas debemos tejer para poder enfrentar esta gran variedad de desafíos. Actualmente, se percibe un creciente “abismo” entre la constante formulación de nuevos paradigmas archivísticos, usualmente generados desde la “Academia”, y la frecuentemente triste realidad de los déficits clamorosos de recursos en los centros de archivos. Admitiendo la necesidad de contar con profesionales dedicados a pensar y reformular la profesión, en tanto que punta de lanza que estimule las acciones materiales sobre la realidad práctica, parece evidente que corremos el riesgo de crear dos mundos paralelos que difícilmente puedan llegar a converger. ^[10]

Conclusiones

Las coordinaciones de archivos deben llevar a cabo los procesos de capacitación del personal que labora en las instituciones obligadas al cumplimiento de la normatividad archivística y de transparencia. Sin embargo, en la mayoría de los casos se trata de unidades administrativas pequeñas, sin suficientes recursos, que resuelven con mayor o menor éxito el cumplimiento de esa atribución.

La gestión documental y la administración de los archivos de instituciones culturales requiere de un perfil profesional que no solamente domine el conocimiento de disposiciones normativas; es necesario contar con profesionistas especializados en la formación, difusión, y preservación del arte, privilegiando la experiencia en el desarrollo y ejecución de conocimientos enfocados en la conformación de colecciones artísticas que incluyan, forzosamente, las nociones de catalogación, conservación, montaje, gestión y movimiento institucional de obras de arte, entre muchos otros.

En el INBAL, la Coordinación de Archivos impulsa el desarrollo de un ambicioso proyecto de formación en línea para capacitar a su personal, lo que permitirá garantizar el adecuado manejo del patrimonio documental de la nación que se resguarda y convertirse en la primera institución que certifique archivistas en el campo del arte.