TEXTOS Y CONTEXTOS

35 años del Cenidiap.
Visibilización de sus archivos y fondos:
estructura organizacional biblioteconómica del patrimonio documental artístico en artes plásticas

Resumen

El proceso para organizar el patrimonio documental que resguarda el Cenidiap ha sido largo pero sus resultados saltan a la vista. Apegándose a los más estrictos procesos, hoy en día la mayoría de los fondos se encuentran abiertos a la consulta pública, y han encontrando varias maneras para hacer visible su importancia dentro del ámbito de las artes visuales en México.

Patricia Brambila Gómez Subdirectora de Documentación del Cenidiap pbrambila@cultura.gob.mx

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Sintetizar, visibilizar y reflexionar 35 años de documentación en el Cenidiap considerando la perspectiva de su organización en los últimos diez años implica pensar esa historia en etapas, fases, y procesos documentales, sobre todo con un centro de investigación que se conformó de diversas instituciones con ubicaciones distintas antes de instalarse, veinticincoaños atrás, en el Centro Nacional de las Artes en la Ciudad de México. [1] Para organizar un acervo como el del Cenidiap, conformado por diversa tipología documental y temática, se requiere de una estructura organizacional a manera de engranaje en el que no puede haber procesos documentales separados, sino que se articulan según las habilidades y formación profesional de los integrantes del área de documentación.

Archivos y fondos del Cenidiap: 25 años de conformación y organización documental de tipología diversa

Mi colaboración en el Cenidiap inició en 2009, año en que ingresé como coordinadora de Documentación; actualmente soy subdirectora de la misma área. Desde los inicios del Cenidiap hubo un largo periodo de recopilación de información mediante fondos documentales que conforman su acervo. Los investigadores visitaron artistas que ahora ya no están vivos, realizaron investigaciones con temáticas específicas, fotocopiaron archivos originales —que ahora son documentos de referencia únicos—, solicitaron material duplicado para integrarlo al acervo del centro, gestionaron donaciones de fondos de artistas y fueron conformando carpetas de investigación, fondos de autor y archivo vertical.

La cantidad de documentos resguardados era considerable pero no se sabía con exactitud el número de materiales y tampoco el contenido de cada documento, carpeta, colección y fondo que estaban resguardados en cajas de cartón de archivo en espera de un proceso de estabilización y un análisis descriptivo. Al existir un incremento continuo de materiales estaba pendiente la revisión y actualización de listados y la estabilización del material con procesos de preservación, organización y catalogación. Por ende, no se tenía visibilización documental de los acervos como un solo conjunto documental con una tipología diversa física y temáticamente.

Para comprender la complejidad de la organización del Cenidiap como grupo documental hay que describirlo como unidades de información desde tres categorías que son: centro de documentación, archivo y biblioteca especializada. Cada categoría es una unidad de información entendida como un espacio dentro de una institución donde se gestiona la información contenida en soportes físicos y digitales para su resguardo, y catalogada para su recuperación mediante gestión de la información en campos de conocimientos generales y particulares.

Una biblioteca especializada tiene como unidad documental material bibliohemerográfico centrado en un tema particular que se ha ido conformando de acuerdo con líneas de investigación específicas según a la institución a la que pertenecen, o con base en las funciones que realizan según su organización y estructura interna. En el ámbito privado las empresas generan su biblioteca —por ejemplo las compañías de seguros y farmacéuticas—, en el gubernamental, el Poder Judicial de la Federación o el Ejército Mexicano conforman sus propios acervos. En el caso de la Biblioteca de las Artes, ubicada en el Centro Nacional de las Artes, se conformó con gran parte del material de los cuatro centros de investigación y documentación (artes plásticas, música, teatro y danza) mediante convenios de comodato o donación. Una biblioteca especializada gestiona áreas de conocimiento específicas vinculadas ainstituciones afines.[2]

Un centro de documentación resguarda información mediante documentos de un área de conocimiento, ya sea reunida por un instituto según su especialidad o producida por otro de acuerdo con sus actividades administrativas y funciones específicas. Su objetivo es la organización, gestión y disposición documental para los integrantes de la institución que recopila o conforma los archivos, o personas externas que solicitan servicios de consulta, dado que al ser una unidad de información concentra contenidos que ya tuvieron un análisis documental, por lo que puede ponerse a disposición de los usuarios.[3]

Por último, un archivo es un conjunto de unidades documentales en soportes físicos o digitales, resguardado por una institución creada para concentrar y salvaguardar la documentación generada por actividades públicas y privadas de la misma u otra institución con un espacio designado para ello, o bien por una institución creada con el fin de organizar, gestionar y disponer documentalmente los archivos gubernamentales.[4]

El Cenidiap se conforma por las tres categorías. Como archivo resguarda, organiza, estabiliza y cataloga patrimonio documental artístico que fue recopilado por investigadores según su proyecto, por donaciones de artistas, herederos o que los investigadores gestionaron durante la elaboración de sus trabajos.

Como centro de documentación estabiliza, preserva, gestiona, clasifica, cataloga y pone a disposición de consulta el patrimonio documental artístico de las artes plásticas y visuales a partir de los archivos que lo conforman, y de los que se integran específicamente para ser resguardados por convenios de donación y colaboración entre artistas y herederos con el área de documentación. Además, presta servicios a usuarios con solicitudes de consulta y empleo de documentos para productos académicos y de divulgación especializados del tema.

Como biblioteca especializada adquiere, coteja y resguarda bibliohemerografía versada en las artes plásticas, resultado de donaciones por servicios con temáticas específicas o por los propios investigadores mediante ediciones impresas resultado de sus proyectos. También preserva y resguarda bibliotecas personales de fondos ya organizados y catalogados.

El Cenidiap, por tanto, es una red de tres unidades de información que requiere de gestiones biblioteconómicas, patrimoniales y archivísticas para su adecuado funcionamiento. Si bien existían ya las carreras de Biblioteconomía y Archivonomía, apenas hace quince años que estas disciplinas han comenzado a incidir en la gestión de información y conocimiento. Actualmente se circunscriben en las ciencias de la información dado el empleo de recursos digitales para la administración de bibliotecas y archivos.

Como profesiones, la biblioteconomía y la archivonomía están vinculadas con la Ley General de Archivos y con la Ley Federal de Transparencia. Como centro de documentación de artes plásticas, el Cenidiap está ceñido, además de las dos leyes anteriores, al marco legal de los derechos de autor y a las bases y lineamientos del Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura (INBAL). De manera particular, la biblioteconomía y la archivonomía siguen procesos y protocolos con manuales y procedimientos de organización archivísticos y biblioteconómicos, y se aplican formatos según las características del acervo para clasificar y catalogar cada documento, como son el formato Marc, la clasificación LC (Library Congress) y la clasificación Dewey. Es decir, las profesiones biblioteconómica y archivística comparten con el Cenidiap marcos legales que les permiten interactuar como sistemas de gestión documental para su organización bajo criterios específicos y procesos supervisados y controlados.

A este respecto, el área de Documentación del Cenidiap cuenta con manuales y procedimientos de catalogación de los acervos del INBAL elaborados entre 2002 y 2010. La versión final de estos manuales se afinó en 2010 por los cuatro centros de investigación y documentación artística, en el que se aplicaron criterios sobre documentación de las artes y se vislumbró el patrimonio documental artístico. Éste puede definirse como la documentación generada por la creación, gestión y difusión de un fenómeno artístico, de una obra artística o de un artista, sea por el propio creador en el curso de su actividad profesional, por un investigador o documentalista en un proyecto de documentación, o por la adquisición de fondos documentales de distinto origen vinculados al proceso artístico nacional. Este patrimonio permite reconstruir y aportar líneas de investigación de procesos artísticos, vida cotidiana o académica del artista, o contextos históricos culturales diversos.[5] Sin esta definición no hay una guía y una visualización de cómo aplicar metodologías existentes para la gestión documental y de información. Estos manuales y procedimientos han permitido organizar lo que los investigadores recabaron durante 25 años, y lo que resalta la importancia que tiene el Cenidiap como centro de documentación, que es uno de los objetivos principales y medulares que da el nombre.

Diez años de reestructuración y organización documental

A continuación describiré las cinco fases que se generaron durante los diez años de organización documental, es decir de 2009 a la fecha. Éstas fueron surgiendo a partir de las características de los fondos existentes, de las actividades cotidianas de gestión documental y de los proyectos que fueron desarrollándose anualmente.

Fase 1. Se realizó un diagnóstico del acervo como una unidad; la valoración final se obtuvo hace unos cinco años debido a la aplicación de conceptos de unidad archivística por origen, reintegración y conformación de procesos de investigación. Se aplicaron las plantillas de clasificación para el patrimonio documental artístico implementando criterios bibliotecológicos.

Fase 2. Especialización de los documentalistas en procesos de estabilización y conservación por la tipología documental diversa. Esto se generó a la par de la fase 1, en la que a cada documentalista se le asignó un fondo como proyecto.

Fase 3. Especialización de los servicios de un acervo circunscrito a derechos de autor y un marco legal relacionado con artistas considerados como patrimonio. Para ello debe de contarse con los permisos necesarios para su empleo en publicaciones o exposiciones, además de la actual Ley Federal de Archivos y la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Fase 4. Exposiciones itinerantes de los acervos del Cenidiap. El documento, al ser exhibido en un contexto museográfico específico, adquiere propiamente el carácter de obra y debe de asegurarse como tal para serexhibida, ya sea en una exposición documental como lo fue Correspondencias... Archivos y Fondos del Cenidiap o en exposiciones nacionales o internacionales, como fue el caso de Retorno de la serpiente en el Museo Reina Sofía en España.

Fase 5. Ésta se originó por los sismos de septiembre de 2017. Si bien existía un gran avance de los procesos técnicos documentales —estabilización, resguardo, clasificación y catalogación—, se precisaron dichos procedimientos. Con esta fase y debido a una claridad en la disposición documental, se reintegró el acervo en seis meses, a comparación de los diez años de la reestructuración y organización del acervo como una unidad.

Visibilizar el proceso de la gestión del patrimonio documental artístico

En su conjunto, las fases anteriormente descritas requieren de una articulación de acciones denominada gestión del patrimonio documental artístico. La Subdirección de Documentación del Cenidiap hace patente la política documental que opera desde la elaboración de proyectos por fondo hasta las cartas compromiso por los servicios de consulta y material solicitado. Es un engranaje que permite la interacción de sistemas entre el marco legal del Cenidiap, los procesos y protocolos biblioteconómicos y archivísticos, y el incremento del acervo mediante un lenguaje y procesos controlados.

El incremento bibliohemerográfico se realiza en la biblioteca interna Juan Acha mediante donaciones hechas por usuarios que consultan el acervo en custodia. Los usuarios donan el resultado de sus proyectos, que en su gran mayoría son libros publicados, revistas y en algunos casos documentales audiovisuales. Con la inclusión de este material se actualiza el acervo de la biblioteca.

Debido a que el Cenidiap es referencia documental en artes visuales, ha ocurrido un incremento de los fondos documentales gracias al mayor acercamiento de usuarios, instituciones y museos nacionales e internacionales, que divulgan y visibilizan el trabajo del área de documentación. Así, herederos de artistas reconocidos como Leopoldo Méndez, Enrique Aguilar Ugarte, Lola Cueto, Lily Kassner y Aurora Reyes se han acercado a la Subdirección de Documentación para realizar donaciones importantes de los fondos conformados durante su trayectoria artística. Estas donaciones fortalecen y dan importancia a los fondos documentales custodiados en el Cenidiap.

Procesos documentales como especialización profesional

Los documentalistas que trabajan directamente con un fondo se han especializado a partir del análisis y catalogación del mismo, así como por investigaciones directas con herederos y aplicando sus habilidades y conocimientos según su carrera. Esto es de vital importancia, ya que la documentación no sólo trata de los bibliotecónomos y archivónomos, también de historiadores, fotógrafos, comunicólogos, museógrafos, diseñadores, profesiones de formación de los documentalistas y que ha enriquecido al área. De eso se trata la memoria artística: ser incluyente en todos los contextos que involucren el arte.

A la par de su formación de origen, los documentalistas se especializan en los temas que aporta el fondo a su cargo debido al trabajo de organización y catalogación. Así, cuando los usuarios solicitan que se les dirija una investigación, o quieren saber la información que hay respecto a un tema, los documentalistas saben cómo guiarlos por el manejo temático documental.

Dado que cada documentalista también se dedica a un determinado soporte físico documental —fotografía, hemerografía— o tipo documental —catálogos, invitaciones, archivo personal—, realiza una mayor aportación a la organización de un fondo documental trabajado en conjunto por los demás integrantes del área. Después de la revisión documental se llega a un consenso de cómo organizar, estabilizar y catalogar diversos materiales.

Esta dinámica se ha establecido en solicitudes canalizadas por la Dirección del Cenidiap. Son convenios de colaboración con otras instituciones para la organización de fondos que no serán donados al centro pero que se contará con una copia de guías inventario para su consulta.

De esta manera, en los últimos seis años se incrementaron los servicios especializados que no eran parte de un proceso documental lineal, y se ha visibilizado el acervo del Cenidiap con productos derivados de su organización y catalogación, que daré a conocer mediante cuatro formas de visibilización documental existentes hasta el momento.

1. Visibilización catalográfica

Hay que resaltar que todo catálogo elaborado por el área de Documentación del Cenidiap es una fiel representación virtual de un acervo donde corresponde la ubicación física con la clasificación anotada en el documento y en la guía inventario, por un lado, y por el otro tiene descriptores en los que se asienta la información del documento previo a un análisis técnico documental, verificado con fuentes textuales y orales por el documentalista responsable del fondo. Es decir, los catálogos son la visibilización documental de la ordenación, clasificación y disposición de los archivos y fondos del Cenidiap, lo que permite recuperar la información en el menor tiempo sin importar el artista o la temática a consultar. Así, el área de Documentación sabe de forma casi inmediata el contenido, la cantidad y el artista solicitado, y se refleja la potencia y la relevancia de cada fondo documental.

2. Visibilización por usuarios y donantes

En cada guía inventario tratamos de incluir la mayor información verificable posible en un formato bien estructurado, que esté dentro de una norma, con el fin de que el servicio, consulta y/o asesoría cubra las necesidades de información a cierta cantidad y tipo de usuarios, como son estudiantes, tesistas, periodistas, instituciones universitarias, museos o centros de investigación.

Este vínculo fondo-catálogo-usuario visibiliza el patrimonio documental artístico, no sólo a quien requiere los servicios sino a los que consultan los productos terminales de dichas consultas. Gracias a la debida organización trabajada por cada documentalista responsable de un fondo, y a que dan asesorías al respecto, los usuarios recomiendan las consultas referentes a las artes plásticas, y sus trabajos terminales tienen como fuente la cita de los archivos y fondos del Cenidiap.

Quienes han donado archivos y fondos al centro constatan que el estado de conservación del material documental se realiza de manera profesional y, al igual que los usuarios especialistas en artes visuales y plásticas, recomiendan a otros usuarios y herederos que realicen donación de archivos de artistas plásticos a nuestra institución. Tal ha sido el caso de Pablo Méndez, Martha Aguilar Ugarte y los propios investigadores del Cenidiap como usuarios.

3. Visibilización por la exposición Correspondencias

Debido a la relevancia histórica de los fondos documentales del Cenidiap como testimonio de la vida institucional y cotidiana de artistas plásticos y visuales, en 2014 se organizó y realizó la exposición Correspondencias... Archivos y Fondos del Cenidiap.

Con esta exhibición se incrementaron los servicios a museos e instituciones públicas y privadas especializadas, que solicitaron préstamo de materiales para muestras museográficas, y los servicios a usuarios que emplearon materiales exhibidos en Correspondencias para publicar trabajos de investigación y tesis, que se integraron a la biblioteca Juan Acha del Cenidiap, junto con otros textos y catálogos.

De esta manera, una línea de producción documental desde su ingreso al acervo hasta su disposición para consulta derivó en una reingeniería de la información que considera el préstamo de materiales para exposición, y un proceso cíclico de usuarios potenciales mediante procedimientos museográficos, donde el documento es considerado como obra y se refleja en cédulas que son divulgación de la existencia de los archivos del Cenidiap.

4. Visibilización por presentaciones y conferencias

Dentro del marco de exposición Correspondencias se presentaron conferencias sobre sus fondos, dictadas por los propios documentalistas y curadores. De esta forma se dio a conocer cómo el documentalista se vuelve especialista del fondo, y por tanto la temática de interrelación documental del fondo del que es responsable. Las conferencias permitieron llegar al público que no conocía el Cenidiap en otros estados e instituciones, quienes se volvieron usuarios solicitando servicios especializados. Los documentalistas también han participado en los encuentros organizados por el Cenidiap y por instituciones como la Escuela Nacional de Conservación, Restauración y Museografía (ENCRyM) del INAH, aportando y compartiendo su experiencia en los procesos de documentación patrimonial.

Conclusiones

La organización de los archivos del Cenidiap implica partir de una línea de procesos documentales, que si bien requieren un control de procedimientos no excluyen la integración de una reingeniería de la información a partir de los servicios que antes no estaban contemplados en el área de Documentación. Al contrario, requiere de una mayor precisión en el manejo de la información considerando una historia clínica de cada fondo en el que ahora derivan relevancia, productos y servicios relacionados que pueden considerarse desde el ingreso del fondo, ya como línea documental para la memoria artística o desde la perspectiva de gestión biblioteconómica por la diversidad de tipología documental de un centro que maneja fondos y bibliotecas de artista.

Gracias a procesos documentales coordinados y supervisados como un engranaje de procesos biblioteconómicos y archivísticos, se puede contemplar la diversidad del patrimonio documental artístico mediante guías inventario, políticas de servicio a usuarios, protocolo y procedimientos que articulan e interrelacionan y visibilizan el acervo del Cenidiap a una diversidad de usuarios e instituciones afines.

Objetivos generales y numeralia del área de Documentación del Cenidiap

Los objetivos del área de documentación del Cenidiap son: [6]

1. Resguardar la memoria artística de los artistas plásticos y visuales en el siglo XX mediante la conformación de fondos y de archivos documentales según su soporte (físico o digital).

2. Gestionar para la conformación de dichos acervos (conformación, donación, comodato o compra).

3. Visibilizar sus fondos mediante actividades académicas y exposiciones.

Actualmente el Cenidiap tiene en custodia dos archivos, dos catálogos de obra, 27 fondos documentales y un fondo microfilmado que contiene imágenes de documentos de diez artistas plásticos, además de obra digital en imagen. De éstos los de mayor consulta son: Fondo Leopoldo Méndez, Fondo Fotográfico Kati Horna, Fondo Mathias Goeritz, Fondo Diego Rivera, Fondo Francisco Goitia, Fondo Fotográfico Marianne Gast.

En cuanto a las cantidades, tenemos 25 042 expedientes, que es el equivalente a dos millones de documentos contándolos por hoja; 17 070 documentos estabilizados y analizados técnicamente; 163 750 materiales de imagen entre fotografías, diapositivas, negativos, contactos e impresiones de época.