Rescate y organización de los fondos documentales del Centro Nacional de Investigación, Documentación e Información de Artes Plásticas

Las unidades de información, llámense centros de documentación, bibliotecas, archivos, etcétera, son los lugares donde se resguarda la memoria documental, que algunas veces tiene que ser removida para no quedar cubierta por el polvo del olvido.

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MARÍA MARICELA PÉREZ GARCÍA • BIBLIOTECÓLOGA
Documentalista del Cenidiap
maricela_mary_p@yahoo.com.mx

En el área de las artes visuales, la investigación fundamenta su conocimiento en archivos, bibliotecas, fondos documentales y hemerotecas de carácter histórico, ya sean públicos o privados. En estos acervos se encuentra gran cantidad de documentos testimoniales que, por lo general, son piezas únicas, particulares, de circulación limitada y difíciles de encontrar, especialmente los más antiguos; esto porque en realidad su fin no es ser del conocimiento público, sino parte del acontecer de la vida de un personaje, algún proceso o evento, pero que sólo ubicados en su contexto de creación son comprendidos y valorados. Así, en los centros de documentación especializados en arte es común este tipo de materiales, que deben ser tratados y ubicados para que sean entendidos, recuperados y conservados.

En las décadas de 1970 y 1980, en México el Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura, por una política encaminada a la administración de la cultura que buscaba que sus actividades se dejaran de realizar de forma empírica, creó dependencias que cubrieran con sus funciones y objetivos de investigación-documentación, conservación-restauración, exhibición-información y educación-difusión. En esos lugares se comenzaron a crear pequeños grupos documentales, tratados con base a diferentes criterios organizacionales (sustantivos al crecimiento y conservación del patrimonio artístico nacional).

En 1985 se creó el Centro Nacional de Investigación, Documentación e Información de Artes Plásticas (Cenidiap), que tiene su sede, a partir de 1994, en el Centro Nacional de las Artes en la ciudad de México. Su objetivo general en materia de documentación es “procurar la formación, organización y preservación de la memoria documental referida al arte mexicano y promover su difusión”. Para lograrlo, en él se llevan a cabo funciones sustantivas para la conformación del acervo a través de:

- Creación de fondos documentales mediante un proceso de investigación.
- Rescate de archivos y fondos particulares.
- Incremento de las colecciones.
- Gestión de archivos administrativos.
- Investigación documental.
- Satisfacer las necesidades de información de los usuarios internos y externos.
- Establecer intercambio académico con otras instituciones.

En materia documental, en el Cenidiap se ha tratado de mediar entre el tradicionalismo patrimonial de ver este espacio como un templo y la explotación excesiva de uso de este patrimonio. Para mantener este equilibrio se ha tenido que recurrir a las cuatro dimensiones del patrimonio: científico-cultural, social, económica, conservación y difusión, teniendo presente los valores de uso simbólico y formal.(1)

El acervo primitivo del Cenidiap está conformado por archivo de expedientes de artistas, fotografía, fondos documentales de autor y temáticos, biblioteca, hemeroteca y obra artística, el cual se incrementó paulatinamente hasta conformar uno de los espacios más importantes y complejo de artes visuales en México.

Algunas de las colecciones en resguardo del Cenidiap que se encuentran en la Biblioteca de las Artes, en calidad de comodato (desde 1994), han sido reorganizadas, incrementadas y alteradas físicamente, como respuesta a la política documental de la institución que las resguarda actualmente. Es así que quedan pocas colecciones que no han sido intervenidas o han padecido cambios drásticos, entre las que se encuentran: fotografías, expedientes, y los fondos documentales (autor y temáticos). Esta última colección es la que refleja de una de las funciones del Cenidiap de cubrir las necesidades de información y dar respuestas inmediatas a una comunidad específica de investigadores.

Los fondos de autor y temáticos, concebidos como unidades de información no fragmentables, se forman por esa necesidad de documentar la memoria plástica del México del siglo XX; las temáticas (artistas, corrientes, instituciones, movimientos, periodos, grupos, concursos y exposiciones) son determinadas por su "valor histórico", criterios de política cultural y por la cantidad de información que se genera en las diferentes medios de comunicación, siempre respondiendo a la labor de la investigación, para realizar reflexiones sobre problemas teóricos, curatoriales, elaboración de guiones museográficos, catálogos de exposición, cédulas de sala, cronologías, artículos de publicaciones periódicas y libros, entre otros.

Algunos fondos documentales que conforman esta colección son: Gilberto Aceves Navarro, Raúl Anguiano, Dr. Atl, Arnold Belkin, Angelina Beloff, Leonora Carrington, Pedro Coronel, José Juan Crespo de la Serna, José Luis Cuevas, José Chávez Morado, Manuel Felguérez, Alberto Gironella, Jorge González Camarena, Francisco Goitia, María Izquierdo, Leopoldo Méndez, Pablo O’Higgins, José Clemente Orozco, Vicente Rojo, David Alfaro Siqueiros, Diego Rivera, Frida Kahlo, Rufino Tamayo, la Ruptura, Grabado Mexicano, Salón de la Plástica Mexicana, Museo de Arte Moderno y Bienales, Escultura del siglo XX, entre otros.(2)

Al hojear y trabajar los fondos documentales, conocemos y recorremos la vida y trayectoria de los artistas plásticos dentro de su contexto; leemos críticas y reseñas, y conocemos los cambios en sus procesos creativos. Ese acercamiento al conjunto documental nos hace valorar y entender parte del patrimonio nacional. Otro aspecto importante es que a través del trabajo diario con estos fondos documentales hemos conocido las formas de tratamiento documental que se han realizado en los archivos particulares de los artistas y estas anotaciones servirán para documentar más adelante la historia de la documentación del arte en México.

El proyecto

La documentación implica un trabajo que, por su dimensión, ha sido poco atendida y ha llegado a sobrepasar la capacidad personal y de espacio institucional. En el proyecto Rescate y organización de los fondos documentales (temáticos y de autor) del Cenidiap depositados en la Biblioteca de las Artes se considera necesario volver la mirada al pasado y rescatar los valores que marcaron su creación. Entre los elementos que se deben considerar están el origen del Centro a partir de sus acervos documentales, la tipología y tratamiento documental, la originalidad, la unidad y la fragilidad de la documentación y la diversidad de formación académica del personal. Lo anterior sustentado en tres líneas generales:

- Difundir el patrimonio documental del Cenidiap para valorar y permitir el disfrute de su riqueza.
- Dar a conocer al Cenidiap como un espacio que rescata, preserva, conserva y organiza la memoria documental de las artes visuales de nuestro país.
- Revalorar la profesión documental como esencia de toda institución cultural destinada a generar nuevos conocimientos en la investigación.

El proyecto tiene como objetivos:

- Conservar y preservar el legado documental para contribuir a la memoria artística en México.
- Diseñar instrumentos de control para brindar el servicio de información dentro de una normatividad y respeto institucional.
- Brindar servicios de información de calidad a los usuarios que lo soliciten.
- Difundir los servicios de información y el contenido de la colección para darlos a conocer a un público más amplio interesado en las artes visuales.
- Crear una conciencia de la importancia de la preservación y la conservación en la comunidad académica del Cenidiap.
- Crear, en primer lugar, una cultura documental al interior del Centro, para después poder llevarla al exterior.
- Ser un espacio autocrítico y responsable de la situación documental con el fin de transmitir conocimientos.

Cabe hacer algunas reflexiones sobre ciertas concepciones de los personajes que intervienen en la cadena documental para la conservación y organización de los fondos documentales:

Archivistas. Ponen énfasis en la descripción de la estructura general del archivo, plasmada en su inventario de cara a su conservación y acceso a series. Ellos reciben los expedientes ya constituidos y los conservan en su integridad.

Bibliotecarios. Insisten en la individualización de cada una de las piezas documentales, con ediciones, formatos y soportes diferentes

Documentalistas. Reúnen toda la información posible de las fuentes más diversas, sobre una cuestión determinada, para constituir fondos documentales. Su finalidad consiste en poder responder rápida y eficazmente a las demandas informativas.

Investigadores. Están especialmente interesados en el acceso a las fuentes documentales y bibliográficas y en estructurar la información seleccionada, según sus propias necesidades teóricas, conceptuales y prácticas.

Conservadores. Encargados de recuperar y de reparar (o aplazar) el deterioro y el daño sufrido por los documentos.

Personal de sistemas. A través de los lenguajes de codificación en software, programados para la recuperación de la información, se encargan de permitir el acceso a la documentación de una forma más rápida.

Para la organización del trabajo y la visualización en forma esquemática de la secuencia e interrelación de las etapas por las cuales tienen que pasar los documentos, así como para la definición de las funciones y procesos por realizar, se estructuró este proyecto mediante la aplicación de la teoría general de sistemas, conceptualizada por Luwdwing von Bertalanffy en 1930, quien afirmaba: “si conocemos el total de las partes contenidas en un sistema y las relaciones que existen entre ellas, el comportamiento del sistema es derivable a partir del comportamiento de las partes”. El origen de la teoría de sistemas se remonta al estudio y observación de los seres vivos (biología), pero se extendió a otras disciplinas para analizar la complejidad de las organizaciones como elementos en crecimiento que presentan problemas que requieren solución integral.(3)

Asimismo, se estructuró un sistema administrativo(4) que se divide en ocho elementos o unidades menores llamadas subsistemas, que tienen, a su vez, una estructura propia de acuerdo con su función. Esto permite realizar tareas más específicas, siempre encaminadas a cumplir los objetivos propuestos en este proyecto, dando como resultado productos documentales –catálogos electrónicos, bibliografías y servicio de consulta–, que reflejan el funcionamiento del sistema.

Los subsistemas son:

1. Subsistema administrativo. Donde se originan las fases de planeación, programación, implantación y elaboración de un código o reglamento que rija los procesos documentales y el control o la evaluación constante de los subsistemas que se apliquen a cada fondo documental.

2. Subsistema diagnóstico. Revisión e identificación de los documentos que conforman cada uno de los fondos documentales y archivos, así como los de nueva adquisición, aplicando una historia clínica acompañada de un registro fotográfico y la revisión de los archivos administrativos del Centro y de la información existente referente al artista plástico o el tema del fondo o archivo, para la toma de decisiones. El personal se actualiza constantemente con lecturas acerca de la labor de conservación y preservación.

3. Subsistema selección y adquisición. Su función es adquirir y seleccionar el material documental de nuevo ingreso, con el fin de actualizar la colección.

4. Subsistema conservación y preservación. Es una de las etapas más complejas y más amplias por los procesos que implica. En él se toman medidas para mejorar la vida de la documentación y preparar los documentos de reciente adquisición para su almacenamiento.

5. Subsistema análisis. Proceso donde se empiezan a realizar las herramientas de consulta, su objetivo es obtener del propio documento los elementos de información que contiene y describe, además de las partes de su contenido utilizable en uno o varios campos de las artes o la historia.

6. Subsistema automatización. Etapa en la que se vierte la información obtenida de los documentos en medios electrónicos (base de datos).

7. Subsistema regulación. Fase de supervisión constante del uso, consulta y actualización del fondo documental a partir de los documentos que se analizan y de los catálogos impresos y automatizados. Es el primer filtro para evaluar el funcionamiento de los seis subsistemas anteriores.

8. Subsistema difusión. Es el desenlace del tratamiento de los documentos y de la información. La difusión consiste en transmitir al usuario la información que necesita, o darle la posibilidad de que la tenga. La difusión es la razón de ser del fondo documental, es donde se utilizan los productos documentales (fondo documental organizado, catálogos). El último sunsistema es el servicio de información.

Estas etapas se consideran necesarias para responder a las necesidades y características de este trabajo documental. Una de las funciones sociales que tiene el Cenidiap es permitir el disfrute del patrimonio que resguarda, por consecuencia, se tiene que difundir, una vez que haya sido analizado, organizado y conservado.

Notas

1. Joseph Ballart Hernández, Jordi Juan i Tresserras, Gestión del patrimonio cultural. Madrd, Ariel, 2001, pp. 20-21.

2. Verónica Arenas Molina, María Maricela Pérez García, Rescate y organización de los fondos documentales del Cenidiap depositados en la Biblioteca de las Artes, México, Cenidiap, 2002.

3. Berta Enciso, La biblioteca bibliosistemática e información, México, El Colegio de México, 1997, pp.47-59.